5 étapes pour monter votre premier dossier d’Aides et Subventions

Vous avez un projet de Recherche et Développement (R&D) en tête, une idée d’innovation qui pourrait améliorer les performances d’un produit ou aider votre secteur d’activité ?
Vos fonds propres ne sont pas inépuisables et vous n’avez pas de trésorerie à engager ?
Votre projet n’est qu’une idée et vous pensez qu’il n’est pas encore temps de s’y intéresser, détrompez-vous !
Les aides et subventions (A&S) peuvent vous permettre d’accélérer la mise en œuvre votre projet. Il existe, en effet, des financements accessibles quel que soit le niveau de maturité de votre projet !

ABGI vous propose 5 étapes pour monter votre dossier d’Aides et Subventions.

Avant de commencer – Quelques définitions

Les aides concernent tous les types de leviers financiers directs ou indirects qui vont permettre de mettre en œuvre vos projets : exonérations de charges, crédits d’impôt, prêts, avances remboursables, primes, etc.

Les subventions sont un type d’aide non remboursable qui reposent en général sur un montant au pourcentage d’une dépense ou d’un investissement futur.

Ces aides et subventions peuvent se trouver à plusieurs niveaux : régional, national ou européen. Ces niveaux vont dépendre du caractère R&D/Innovation de votre projet mais aussi de son ampleur.

Point important avant de vous lancer, s’agissant des aides directes, vous devez avoir déposé votre dossier de demande d’aide préalablement à la réalisation du projet et du démarrage des dépenses. #Anticipation

Chercher une aide pertinente sans s’éparpiller

À ce stade, vous avez décidé des périmètres de votre projet et vous avez une vision à peu près honnête des retombées attendues. L’idée est donc de chercher les aides qui pourraient vous permettre de financer, au moins en partie, votre projet sans y passer trop de temps. #Organisation

Nos 3 premiers conseils pour préparer votre dossier d’Aides et Subventions

Garder l’objectif principal de votre projet à l’esprit. En effet, il est plus simple de candidater à une aide qui correspond au projet que de modifier le projet pour qu’il corresponde à l’aide ;
Comprendre les contraintes locales ou moins locales liées à votre projet. Votre projet concerne les économies d’eau dans une région en sécheresse : c’est plutôt bien parti 🙂 ;
Dimensionner votre investissement en temps et en argent. Le montage du dossier peut être chronophage. Vos possibilités d’investissement vont donc conditionner les types de subventions auxquelles vous pourrez prétendre. Pour faire simple, plus l’aide est importante, plus le dossier devra être complet et détaillé.

L’idéal bien sûr, serait d’effectuer une recherche d’A&S au fil de l’eau, afin d’avoir une vision globale des aides disponibles et de pouvoir prévoir vos projets de R&D. Seulement dans la réalité, la date limite de l’appel à projet qui vous fait de l’œil est bien souvent très proche. Et il ne reste que peu de temps pour monter le dossier.

Une fois l’aide trouvée, récoltez toutes les informations nécessaires :

Tout d’abord, le cahier des charges,
Puis, le modèle de rédaction
Et surtout la date limite de dépôt du dossier.

Enfin, avant de perdre un temps précieux sur votre dossier, vérifiez bien les critères d’éligibilité de l’aide en étudiant le cahier des charges.

Quelques exemples de questions à se poser

Etes-vous bien PME (Petites et Moyennes Entreprises) au sens communautaire ?
Quel est le minimum de fonds propres requis ?
Est-ce que l’aide fait partie des aides dites des Minimis (et vous avez déjà atteint le plafond) ?

Définition du projet

La définition du projet est sans aucun doute l’étape la plus importante qui va déterminer la suite des événements. #NoPressure

L’objectif est d’avoir une idée du périmètre technique et financier du projet, mais aussi du rayonnement géographique et des délais de réalisation du projet.

Le rayonnement géographique va par exemple dépendre de vos souhaits de collaboration avec des grands groupes ou du degré de recherche associée. Typiquement, pour un projet qui fait appel à des activités de recherche fondamentale, il pourra être pertinent de collaborer avec un laboratoire public ou une université.

Dans un autre registre, les enjeux territoriaux et les ambitions locales sont aussi à prendre en compte. Investiguez et vérifiez si les grandes tendances européennes en matière de financement vont dans le même sens que votre projet (écologie, création d’emploi…). Un projet de développement expérimental en lien avec des contraintes locales sera bien plus adapté à des aides régionales.

En bref, il faut essayer de juger de la portée des retombées économiques et scientifiques de votre projet.

Préparation du dossier d’aides et subventions

Cette étape va vous permettre d’emballer votre dossier du meilleur papier cadeau. Il s’agira de rassembler votre dossier rédigé, tous les justificatifs ainsi que les prévisions financières. #DernièreLigneDroite

Description du projet

Une partie importante du dossier pourra être consacrée au contexte du projet. Il faut donc situer le projet dans un contexte scientifique et géographique, voire historique. L’idéal est de donner de la hauteur au projet. Les contraintes liées à votre secteur d’activités et les problématiques actuelles auxquelles vous prétendez répondre doivent être clairement expliquées. Montrez l’importance de votre démarche par rapport aux usages courants et soyez précis en énonçant des données chiffrées.

En d’autres termes, il faut

Légitimer l’intérêt du projet;
Puis expliquer son caractère innovant par rapport au contexte;
Et enfin, montrer les impacts positifs qu’auront vos innovations.

Au niveau technique, les lots et les tâches du projet devront être découpés, listés puis décrits.

Cette description doit permettre de comprendre chaque étape du projet. Les objectifs spécifiques, les acteurs, les livrables ainsi que les délais de réalisation devront être pertinents afin de montrer une réflexion approfondie autour de votre projet. Les jalons principaux ainsi que les incertitudes et verrous technologiques à lever ont également un rôle important pour justifier de votre besoin d’aides pour mener à bien ce projet.

Les acteurs impliqués et les livrables attendus devront également être présentés dans la description des activités nécessaires pour mener à bien le projet.

Cette description vous permettra dans un second temps, de budgétiser le projet par rapport à vos besoins en matériel et en personnel. Anticiper (encore et toujours) la collecte des documents afin de pouvoir télécharger le dossier en cas de démarches digitales !

Réalisation du budget

Afin de réaliser vos prévisions financières et donc de prévoir le montant de la subvention, vous devez budgétiser votre projet. #MoneyMoneyMoney

Concrètement, ce budget doit correspondre à une traduction chiffrée des activités nécessaires pour mener à bien votre projet. Chaque dépense devra donc être prise en compte, comme tous les types de revenus (aides et subventions, commande client…)

Pour vous aider, vous pouvez, pour le personnel, vous aider des conventions collectives. Elles vous renseigneront sur le salaire du personnel ayant les compétences nécessaires à la réalisation du projet. Concernant le matériel, n’hésitez pas à fournir un devis et une description des principaux investissements.

Tout en donnant du contexte à vos dépenses, vos calculs devront être détaillés afin de montrer la cohérence et le sérieux de votre budget.

Découverte de l’écosystème

Vous avez le meilleur dossier du monde mais vous ne connaissez pas les organismes financeurs de votre région ? #Danger

Notre outil GPS Financement, le guide pour les subventions peut vous aider à y voir plus clair .

Concernant les aides, vous pouvez commencer par bpifrance . Cet organisme français de financement et de développement des entreprises est une banque publique d’investissement. Pour exemple, l’Aide pour le développement de l’innovation qui est versée sous la forme d’une avance récupérable ou d’un Prêt Innovation R&D. Elle sera octroyée en fonction des caractéristiques et de l’état d’avancement du projet. Le niveau de risque et le profil de l’entreprise pourront aussi jouer dans la balance et sur l’incitation réelle de l’aide (taux d’aide de 25 à 65 %).

Pourquoi ne pas vous tourner aussi vers l’agence de votre région. Réaliser un dossier pour une subvention régionale est une première étape intéressante pour vous permettre d’appréhender le processus.

Au niveau national, vous trouverez une multitude d’informations sur le site du Ministère de l’Economie des Finances et de la Relance .

Enfin au niveau Européen, le site du gouvernement L’Europe s’engage en France pourra vous permettre de vous informer sur les appels à projet et les programmes de financement. Enfin, l’Association des Conseils en Innovation (ACI) propose également un guide complet sur le montage de votre dossier d’Aides et Subventions .

Conclusion

D’autres structures comme les pôles de compétitivités ou les chambres de commerce et d’industrie (CCI) peuvent également être source d’informations sur les aides disponibles.

Alors ? Pourquoi pas vous ?
Si vous ressentez le besoin d’être accompagné pour réaliser votre dossier d’Aides et Subventions, vous pouvez aussi solliciter les équipes d’ABGI.

Pauline VAN DURMEN
Consultante – Financement de l’Innovation
ABGI France